Phòng Hành chính – Quản trị

      1. Chức năng: tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện công tác quản lý hành chính, tổng hợp, công tác truyền thông, cơ sở vật chất, thiết bị và an ninh trật tự của Trường.

2. Nhiệm vụ

a) Công tác hành chính – tổng hợp:

        – Theo dõi, đôn đốc, đề xuất các giải pháp đảm bảo công tác hành chính của Trường thông suốt, hiệu quả. 
      – Tổ chức giao ban Trường, giao ban khối hiệu bộ, các hội nghị sơ kết, tổng kết theo năm và năm học. Chuẩn bị báo cáo của Trường cho giao ban ĐHQGHN. Tổng hợp báo cáo, thống kê số liệu về hoạt động của Trường thường kỳ và đột xuất.  
       – Quản lý công văn đi, đến; điều phối công văn đi, công văn đến trên phần mềm điều hành văn bản của Trường; quản lý công tác lưu trữ văn bản, hồ sơ công việc, tư liệu trong toàn trường; quản lý con dấu, phát hành văn bản; cấp giấy giới thiệu, công lệnh đi đường cho cán bộ và sinh viên được cử đi công tác, ký xác nhận giấy đi đường cho khách đến công tác và lưu trú tại trường, ký xác nhận cho cán bộ, sinh viên đăng ký các dịch vụ công. 

      – Công tác thư ký: lập lịch công tác của Ban giám hiệu; phổ biến đến các đơn vị và theo dõi đôn đốc thực hiện lịch công tác. Theo dõi, đôn đốc, nhắc việc các đơn vị thực hiện quy chế làm việc, kế hoạch công tác của trường, kết luận/chỉ đạo của Hiệu trưởng;  đầu mối tiếp nhận và trả văn bản, tài liệu của các đơn vị trình Ban giám hiệu ký.

      – Công tác lễ tân, phục vụ: Đầu mối hướng dẫn và giám sát các đơn vị thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết các hội nghị; quản lý các phòng họp và chuẩn bị hậu cần phục vụ các cuộc họp do Ban Giám hiệu và các đơn vị chức năng chủ trì; chuẩn bị điều kiện để Ban Giám hiệu tiếp khách; quản lý, điều hành ô tô công vụ; công tác thăm hỏi hiếu/hỉ.

      – Công tác truyền thông: Xây dựng chiến lược, đề xuất giải pháp về truyền thông; tổ chức, thực hiện hiệu quả các hoạt động truyền thông chiến lược theo tầm nhìn, sứ mạng và chiến lược phát triển của Trường. Xây dựng kế hoạch truyền thông, và triển khai thực hiện hiệu quả nhằm quảng bá, và nâng cao uy tín và hành ảnh của Trường với các bên liên quan và với cán bộ, sinh viên. Tham mưu cho lãnh đạo Trường công tác xử lý rủi ro truyền thông. Quản lý vận hành hiệu quả website của Trường và các kênh truyền thông chung chính thức của Trường. Đầu mối tổ chức các sự kiện truyền thông, các hoạt động kỷ niệm của Trường. Biên soạn, in ấn và phát hành ấn phẩm giới thiệu, quảng bá hình ảnh của Trường; sưu tầm, lưu trữ và khai thác hiệu quả các tư liệu, hiện vật liên quan đến quá trình hình thành và phát triển Trường. Tư vấn và hỗ trợ các đơn vị xây dựng kế hoạch và triển khai hiệu quả các hoạt động truyền thông. Quản lý băng rôn, khẩu hiệu, panô quảng cáo và các hình thức quảng cáo trong khu vực Trường. Phát triển mạng lưới cộng tác viên về truyền thông. Lãnh đạo Phòng Hành chính Quản trị phụ trách công tác truyền thông là người phát ngôn của trường đối với các cơ quan báo chí, truyền thông.

b) Công tác quản trị cơ sở vật chất, thiết bị:

       – Quản lý tài sản và công trình xây dựng: Lập kế hoạch phát triển cơ sở vật chất dài hạn và hàng năm đảm bảo nhu cầu cần thiết cho các hoạt động của Trường hiệu quả, kịp thời. Quản lý tài sản, công cụ, dụng cụ gồm công tác mua sắm, sửa chữa tài sản từ nguồn kinh phí thường xuyên; kiểm kê, thanh lý; quản lý tài sản; hệ thống điện, nước, điện thoại. Quản lý các tòa nhà, phân bổ, sắp xếp diện tích làm việc trong Trường. Quản lý công tác cải tạo, nâng cấp, xây mới các công trình xây dựng. Công tác dự án phát triển Trường tại Hòa Lạc.

        – Công tác an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ và vệ sinh môi trường.

        – Công tác quản lý giảng đường: Quản lý hệ thống giảng đường, lớp học và tổ trực giảng.

3.Tổ chức, nhân sự

Stt Họ và tên Chức vụ Email
1.        ThS. Lê Thị Phương Thoa Trưởng phòng thoaltp@vnu.edu.vn
2. ThS. Lê Huy Phó Trưởng phòng huyle@vnu.edu.vn
3. ThS. Nguyễn Trung Cương Phó Trưởng phòng  cuongnt1976@vnu.edu.vn
4.        ThS. Dương Đình Thiệu Thư ký BGH thieudd@vnu.edu.vn
5.        CN. Lê Thanh Tùng Chuyên viên tunglt@vnu.edu.vn
6.        ThS. Bạch Ngọc Minh Chuyên viên minhbn@vnu.edu.vn
7.        CN. Phạm Thị Thu Hoài Chuyên viên hoaiptt@vnu.edu.vn
8.        ThS. Trần Thị Tuyết Nga Chuyên viên tuyetnga@vnu.edu.vn
9. CN. Nguyễn Đăng Hoàng Chuyên viên hoangpd@vnu.edu.vn
10.        Nguyễn Doãn Hoàn Nhân viên hoannd@vnu.edu.vn
11.        Nguyễn Mạnh Dũng Lái xe dungnm@vnu.edu.vn
12.        Trần Tiến Dũng Lái xe dungtt@vnu.edu.vn
13.   Nguyễn Thị Vinh Nhân viên ntvinh@vnu.edu.vn


4. Địa chỉ liên hệ

Bộ phận Hành chính: Phòng 108-Nhà E3. Điện thoại: (024) 3754 7461, Fax: (024) 3754 7460

Bộ phận Quản trị: Phòng 202-Nhà E3. Điện thoại: (024) 3754 9816

Bài viết liên quan