Đại học Quốc Gia Hà Nội

Phòng Hành chính - Quản trị

Send to friendPDF version

Địa chỉ: Phòng 101, Nhà E3
Điện thoại: 024.37547461; Fax: 024.37547460

 
Trưởng phòng: ThS. Phạm Duy Hưng
 Email: hungpd@vnu.edu.vn
 

  

Chuyên viên:                                            

     

CN. Phạm Thị Thu Hoài

ThS. Dương Đình Thiệu

 Nguyễn Thị Vinh

     
Nguyễn Doãn Hoàn
Lái xe - Nguyễn Mạnh Dũng
Lái xe - Trần Tiến Dũng
 
ThS. Bạch Ngọc Minh CN. Lê Thanh Tùng CN. Trần Thị Tuyết Nga

 

 
1. Chức năng
Tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện công tác quản lý hành chính, tổng hợp, cơ sở vật chất, thiết bị và an ninh trật tự của Trường.
2. Nhiệm vụ
2.1 Công tác hành chính – tổng hợp
2.1.1 Công tác văn thư, lưu trữ
- Quản lý công văn đi, đến;
- Điều hành văn bản trên phần mềm điều hành văn bản của Trường;
- Quản lý công tác lưu trữ văn bản, hồ sơ công việc, tư liệu trong toàn trường;
- Quản lý con dấu, phát hành văn bản của trường;
- Giám sát thực hiện các thủ tục hành chính trong trường;
- Cấp giấy giới thiệu, công lệnh đi đường cho cán bộ, viên chức, người lao động và sinh viên được cử đi công tác. Ký xác nhận giấy đi đường cho khách đến công tác và lưu trú tại trường; Ký xác nhận vào giấy đăng ký làm thẻ xe buýt cho cán bộ, sinh viên.
2.1.2 Công tác thư ký, tổng hợp
- Lập lịch công tác của Ban Giám hiệu, phổ biến đến các đơn vị và theo dõi đôn đốc thực hiện lịch công tác;
- Theo dõi, đôn đốc, nhắc việc các đơn vị thực hiện quy chế làm việc, kế hoạch công tác của Trường; kết luận/chỉ đạo của Hiệu trưởng;
- Tổng hợp báo cáo, thống kê số liệu về hoạt động của Trường thường kỳ, và đột xuất (giao ban; sơ kết; tổng kết;...);
- Đầu mối tiếp nhận và trả văn bản, tài liệu của các đơn vị trình Hiệu trưởng ký.
2.1.3 Công tác lễ tân, phục vụ
- Đầu mối hướng dẫn và giám sát các đơn vị thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết các Hội nghị trong trường;
- Quản lý các phòng họp và chuẩn bị hậu cần phục vụ các cuộc họp do Ban giám hiệu và các đơn vị chức năng chủ trì; Chuẩn bị các điều kiện để Ban giám hiệu tiếp khách;
- Quản lý, điều hành ô tô công vụ;
- Công tác thăm hỏi hiếu/hỉ.
2.1.4 Công tác truyền thông, quảng bá
- Tổ chức, theo dõi, đưa tin, đăng ảnh, các bài viết giới thiệu về Trường trên các phương tiện thông tin đại chúng;
- Tổ chức viết bài, đăng tin trên website của Trường; theo dõi nội dung website các đơn vị thuộc Trường và đề xuất giải pháp xử lý khi cần thiết;
- Soạn thảo, in ấn phát hành các ấn phẩm bằng tiếng Việt giới thiệu về trường;
- Kiểm duyệt băng rôn, khẩu hiệu, pano quảng cáo và các hình thức quảng cáo tương tự trong khu vực trường;
- Hiệu trưởng ủy quyền cho Trưởng phòng Hành chính quản trị là người phát ngôn của trường đối với các cơ quan báo chí, truyền thông.
2.2. Công tác quản trị cơ sở vật chất, thiết bị
2.2.1 Quản lý tài sản
- Quản lý tài sản, công cụ dụng cụ gồm công tác mua sắm, sửa chữa tài sản từ nguồn kinh phí thường xuyên; kiểm kê và thanh lý tài sản;
- Quản lý hệ thống điện, nước, điện thoại.
2.2.2 Quản lý công trình xây dựng
- Quản lý các tòa nhà; Phân bổ, sắp xếp diện tích làm việc trong trường;
- Quản lý công tác cải tạo, nâng cấp, xây mới các công trình xây dựng trong trường.
2.2.3 Công tác an ninh, trật tự, phòng chống cháy nổ và vệ sinh môi trường
- Đảm bảo an ninh, trật tự trong toàn trường (công tác bảo vệ; phối hợp với cơ quan công an,…);
- Đảm bảo công tác phòng cháy chữa cháy, phòng chống bão lụt;
- Đảm bảo vệ sinh, môi trường khu công sở và giảng đường;
- Quản lý tổ bảo vệ.
2.2.4 Công tác quản lý giảng đường
- Quản lý hệ thống giảng đường, lớp học (điều phối sử dụng giảng đường, trực giảng, trang thiết bị giảng đường).
- Quản lý tổ trực giảng.